Журнал регистрации документов — специальный реестр, задачами которого являются значительное облегчение корректного учёта всей документации вашей компании, вне зависимости от их формы и назначения, а также плановый регулярный контроль над сроками их проводки и исполнения. При составлении в вашей компании такого документа обязательно нужно учитывать необходимый список реквизитов, которые должны указываться в зависимости от типа документа, регистрируемого в журнале. В этом обзоре расскажем о том, на какие моменты важно обратить внимание при регистрации и учёте бухгалтерских документов.
Цель составления и важность журнала в работе организации
Любые документы, участвующие в процессе жизнедеятельности и повседневной работы вашей компании, имеют определённую степень значимости в юридическом аспекте. Их составление является следствием различных аспектов работы вашего сервиса — они бывают информационными, распорядительными, инструктивными и другими.
Естественно, что над документацией, как и над всеми остальными рабочими моментами, нужен определённый контроль, без которого обязательно начнётся бардак. Контроль над входящими и внутренними документами, важными для работы вашей компании, возможен только в том случае, если проведены регистрация и учет бухгалтерских документов, то есть сведения о его получении и обработке внесены в специальные учётные формы, а самому документу во внутренней системе учёта присвоен специальный номер для быстрого поиска в случае необходимости.
Процесс регистрации документов
Поскольку процедура внутреннего учёта различной документации является важнейшим аспектом работы любой компании, то вся она строго регламентирована требованиями различных учётных документов. Этот момент является важнейшим аспектом, определяющим юридическую значимость и корректность действия документов. Есть даже актуальный ГОСТ Р 7.0.97-2016, который чётко устанавливает все моменты, связанные с порядком учёта и порядка проведения регистрации всех видов документов в компании. По этому учётному документу можно определить термин «регистрация документа» — это внесение необходимых учётных сведений о нём в реестр установленной формы.
Такой порядок позволяет зафиксировать факт создания внутреннего документа или приём внешнего для обработки вашими сотрудниками. После этого каждый документ получает специальный внутренний номер для идентификации — этот присваиваемый реквизит становится обязательным для абсолютно каждого документа в вашей компании. Реестром для сбора такой информации является журнал регистрации документов.
Процесс регистрации различных документов должен проводиться в отношении большинства документов. Он должен проводиться для следующих целей:
- учёта движения документа внутри вашей компании;
- контроля исполнения различных задач, для которых и необходим этот документ;
- поиск документа в случае необходимости.
Есть ряд документов, которые могут не вноситься в реестры и учётные документы для сбора данных:
- Периодические издания печатного характера, а также рекламные и информационные рассылки единичного плана — брошюры, листовки, рекламные буклеты и т.п.
- Прейскуранты, прайс-листы, каталоги данных, которые пересылаются к вам в компанию без официального письма сопроводительного характера.
- Информационные данные различного характера, присылаемые к вам в организацию в ознакомительных целях.
- Телеграммы и письма с поздравлениями и приглашениями на мероприятия.
- Программы различных тренингов и планируемых сторонними организациями мероприятий.
- Корреспонденция личного характера, которая приходи на адреса вашей компании.
Все документы, которые вносятся в реестры, в любом случае будут делиться на исходящие и входящие. Входящая документация учитывается после проведения первичного просмотра, дополнительного просмотра вашими специалистами и обработки. После того, как вашими специалистами будут проведены все эти процессы, документ получает единый регистрационный номер, а затем все данные вносятся в журнал регистрации документов.
Виды и типы журналов регистрации документов
Каждый документ, созданный вами в компании, регистрируется внутри непосредственно в день создания. При этом его регистрация и внесение в реестр должны проводиться одновременно. Важно знать, что регистрация документа может проводиться после полного заполнения документов вашими специалистами, в том числе после присвоения им регистрационных идентификационных номеров.
В организациях, особенно крупных по количеству сотрудников и совершаемых операций, различная документация вносится в существующие для этого отдельные реестры. В компании могут быть созданы и одновременно вестись такие реестры регистрации и учёта документов:
- приказов и распоряжений, относящихся к основной работе, проводимой компанией;
- распоряжений и внутренних приказов, касающихся работников и всех действий, проводимых в их отношении;
- регистрация бухгалтерских документов, в первую очередь — первичных;
- учёта выдачи различной документации должностным лицам и контролирующим органам;
- поступления документов, хранящихся впоследствии в электронном виде в электронной системе регистрации документов;
- приказов о направлении работников в служебные поездки или командировки.
Естественно, что ввиду огромного многообразия учитываемой документации, не введены единые требования по формированию и составу реестров для хранения информации в компании. Поэтому каждый журнал регистрации документов разрабатывается и внедряется в организации согласно внутренних потребностей и приказом по компании.
Обязательная информация при составлении журнала учёта
При составлении журнала учёта бухгалтерской документации обязательно включать следующую информацию:
- наименование принятого и обработанного первичного бухгалтерского документа;
- дата, когда он был составлен контрагентом;
- официальное название контрагента, который составил документ;
- суть проводимой операции хозяйственного плана;
- стоимость операции в установленных единицах измерения;
- должность, ФИО и подпись ответственного за проведение документа и операции должностного лица.
Правила хранения документов учёта
Все документы, поступающие к вам в компанию от контрагентов или разрабатываемые внутри организации, имеют официально определённые требованиями законодательства сроки обязательного хранения. При этом срок хранения журнала регистрации документов бухгалтерского учета составляет 1 календарный год с момента его окончания.
Журнал регистрации документов является важнейшим документом в любой организации, позволяющим контролировать поступление и дальнейшее движение внутри компании различной документации, необходимой для её функционирования или отчётности перед контролирующими органами.