Управление архивом электронных документов
Регистрация документов при печати
У документов есть жизненный цикл. Создание документа в какой-то программе предшествует появлению документа. Начинают свой путь документы в момент печати и путешествуют от поставщика к заказчику. Возвращаются обратно с отметками о принятии или замечаниями к корректировке. Регистрируются в журналах и участвуют в создании бухгалтерских записей, а затем отправляются на хранение в архив. Периодически их запрашивают для уточнения информации и участия в спорах. И заканчивают свое существование документы в зависимости от положенного срока хранения.
В системе Документор учет документов происходит на всех этапах существования. Если вы работаете в бухгалтерских программах на платформе 1С: Предприятие, то большинство первичных документов создаются именно в ней. Особенность программ на основе 1С: Бухгалтерия в том, что для одного документа в программе может существовать множество различных печатных форм, смысл которых совершенно разный. Например для документа реализация может быть распечатан Гарантийный талон и это обязательства, которые приняла ваша компания перед клиентом. Может быть Накладная и это подтверждение того, что у товаров произошел переход права собственности. Может быть акт на дополнительные услуги. Из одного документа в 1С может быть создано много различных первичных документов и система Документор позволяет автоматически регистрировать и контролировать именно первичные документы, которые были распечатаны.
Регистрация выполняется в журнале регистрации распечатанных документов. Каждому документу присваивается учетный код в системе, регистрируется дата и время печати, а также имя пользователя и компьютер с которого они были распечатаны. В журнале регистрации документов есть множество фильтров, которые позволяют быстро находить нужные документы в зависимости от текущего состояния документа. Система фильтров в журнале может находить документы:
- по отправителю,
- по получателю,
- по дате или интервалу дат,
- по статусу,
- по дополнительным реквизитам (пользователю, месту хранения, комментарию, сумме и т.д.)
Часто различные документы необходимо учитывать совместно, например все документы по отдельной сделке или документы по одному спору. Документор позволяет группировать первичные документы и вы можете определить логический смысл для таких групп. Например вам может быть удобно собрать в одну группу документы по проекту и вы можете сформировать единый пакет из Договора, приложений, Накладных, Актов и Гарантийных талонов по каждому проекту.
Статусы документов
Для каждого документа в системе Документор присваивается статус. Статусы есть предопределенные и пользовательские. Вы можете создать нужный вам набор статусов для документов.
Документор автоматически контролирует и изменяет статусы документов. При создании документа, при печати, отправке и возврате статусы могут изменяться системой автоматически, если выполняется определенная последовательность действий пользователей.
Контроль сроков хранения
Государство регулирует сроки хранения документов. Сервис Документор позволяет определять тип документов и контролирует срок хранения каждого документа. К предопределенным типам документов относятся:
- Накладная (торг 12),
- Акт выполненных работ,
- Счет-Фактура,
- Универсальный передаточный документ (УПД),
- Счет,
- Договор (приложения к договору)
Данный список типов документов может быть расширен нужными вам. При необходимости вы можете добавить: гарантийный талон, товаро-транспортную накладную, претензионное письмо, расчет пени или неустойки, кадровые типы документов. Список возможных типов ничем не ограничен.
Для каждого типа документов в системе устанавливается срок хранения оригинала документа и срок хранения электронной копии.
Если срок хранения документа закончился, выдается предупреждение об окончании сроков хранения.
Вы можете сформировать реестр документов подлежащих уничтожению и подготовить акт об уничтожении оригиналов первичных документов. Некоторые документы необходимо передавать в архив и Документор поможет зарегистрировать информацию о том, куда был передан документ.