Электронный архив документов организации — это система для упорядоченного хранения электронных документов и сведений о них. Она помогает соблюдать сроки хранения, быстро находить документы, управлять доступом и сохранять историю работы с файлами.
Архив — это не просто папка на сервере. Документ в нём связан с контекстом: видом, датой создания, автором или отправителем, статусом, подписью, сроком хранения и другими реквизитами. Это упрощает поиск и помогает отличить электронный оригинал от скан-копии или рабочего файла.
Для чего организации нужен электронный архив
Когда документы хранятся в разрозненных папках, их сложнее искать, контролировать и защищать от случайного изменения. Электронный архив помогает централизовать хранение и установить единые правила работы с документами.
Система может связывать документы с договорами, контрагентами, подразделениями и учётными операциями. Журнал действий и разграничение прав доступа позволяют отслеживать значимые операции с документами. При этом архивная система сама по себе не подтверждает подлинность документа: юридическое значение зависит от вида документа, способа его оформления и подписания, а также требований закона и соглашений сторон.
Чем электронный архив отличается от файлового хранилища
В сетевой папке файлы могут дублироваться, теряться среди других материалов и изменяться без понятной истории. Электронный архив связывает каждый документ с метаданными, правилами доступа и сроком хранения. В нём можно искать документы по реквизитам и фиксировать значимые действия.
Скан бумажного документа обычно является электронной копией, а не заменой оригинала. Возможность отказаться от бумажного экземпляра зависит от требований к конкретному документу и применимых правил. Для электронного оригинала важно сохранить файл, электронную подпись и сведения, необходимые для её проверки.
Правовые требования к электронному архиву
Организация должна обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Для первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, бухгалтерской отчётности и аудиторских заключений статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает срок хранения не менее пяти лет после отчётного года. Для отдельных документов срок может быть больше. Закон также требует обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов и защитить их от изменений.
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Сроки определяют по законодательству и применимым перечням документов.
Электронный документ с квалифицированной электронной подписью по общему правилу равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, если закон не требует составить документ исключительно на бумаге. Простая или неквалифицированная подпись может иметь такую силу в случаях, предусмотренных законом или соглашением участников электронного взаимодействия. Требования к подписи зависят от вида документа и конкретной ситуации — это следует из статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
При организации хранения также учитывают Правила Росархива, утверждённые приказом от 31 июля 2023 года № 77. Они устанавливают требования к хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов. Область применения правил зависит от категории документов и организации.
Как организовать электронный архив
Начните с перечня документов, которые организация создаёт и получает, и определите правила их хранения. Во внутреннем регламенте обычно указывают:
- какие документы и на каком этапе передаются в архив;
- кто отвечает за передачу, учёт и выдачу документов;
- как формируются дела и заполняются метаданные;
- кто и на каких основаниях получает доступ;
- как проверяются электронные подписи и поддерживается возможность открыть документы;
- как выполняются резервное копирование, восстановление и уничтожение документов после окончания срока хранения.
Сроки хранения нужно сверять с применимыми нормативными требованиями. Уничтожение документов проводят по установленному в организации порядку — после проверки срока хранения и отсутствия оснований для дальнейшего хранения.
Структура и классификация документов
Структуру архива выстраивают с учётом видов деятельности, номенклатуры дел и требований к учёту документов. Для классификации используют тип документа, подразделение, контрагента, дату создания, автора, номер, статус и срок хранения.
В некоторых случаях применяют деление на фонды, описи, дела и документы. Такая схема подходит не всем организациям и не является обязательной структурой интерфейса любой архивной системы. Главное, чтобы классификация помогала находить документы и управлять сроками их хранения.
Где хранить электронный архив
Архив можно разместить на собственной инфраструктуре, использовать облачный сервис или организовать в составе системы электронного документооборота. Выбор зависит от требований к безопасности, доступности, объёма документов и интеграции с другими системами.
Перед выбором решения проверьте, как устроены резервное копирование и восстановление, управление доступом, журналирование действий и выгрузка данных при смене системы. Если архив содержит персональные данные граждан России, учитывайте требования законодательства к их обработке, защите и размещению баз данных. В частности, статья 18 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает требования к базам данных при сборе таких сведений.
Система электронного документооборота может автоматически передавать завершённые документы в архив вместе с реквизитами и сведениями о согласовании. Чтобы передача проходила корректно, заранее определите, какие документы считаются завершёнными и какие данные необходимо сохранить.
Как передавать документы в электронный архив
Перед передачей проверьте, завершена ли работа с документом или делом, заполнены ли необходимые реквизиты и назначен ли срок хранения. Для электронного документа также проверяют формат, наличие подписи и возможность сохранить сведения для её последующей проверки.
После приёма документ связывают с метаданными, правилами доступа и сроком хранения. Архив должен защищать документы от несанкционированного изменения, фиксировать значимые операции и поддерживать резервное копирование. Если документ переносят в другой формат для дальнейшего хранения, сохраните исходный файл и данные, необходимые для проверки его подлинности.
Как проверить работу электронного архива
Проверяйте не только наличие документов, но и возможность восстановить их после сбоя, найти по реквизитам и предоставить уполномоченному сотруднику. Регулярно тестируйте восстановление из резервной копии, пересматривайте права доступа и сверяйте фактические сроки хранения с утверждёнными правилами.
Для электронных документов с подписью важно сохранять саму подпись и сведения, необходимые для её проверки. Также контролируйте документы, срок хранения которых подходит к концу, чтобы исключить преждевременное удаление.
Электронный архив первичных документов и бухгалтерский учёт
Интеграция электронного архива с бухгалтерской системой помогает передавать первичные документы и их реквизиты без повторного ручного ввода. Архив хранит документ и сведения, необходимые для подтверждения его подлинности, а бухгалтерская программа поддерживает учётные операции. Распределение функций зависит от используемых систем и процессов организации.
Подробнее о назначении и устройстве такого решения читайте в статье «Электронный архив первичных документов: как устроен и кому нужен».
Зачем внедрять электронный архив документов
Электронный архив помогает централизованно хранить документы, быстрее находить нужные материалы, контролировать доступ и соблюдать установленные сроки хранения. Его эффективность зависит от того, насколько правила работы соответствуют видам документов, процессам организации и требованиям законодательства.
Чтобы оценить возможности автоматизации хранения и поиска документов, запросите демо-доступ к системе «Документор».