Управление сроками хранения документов в электронном и физическом архиве

Управление сроками хранения документов помогает компании соблюдать законодательные требования, сохранять нужные сведения и своевременно освобождать архив от документов, срок хранения которых истёк. Для этого важно определить срок для каждого вида документов, правильно отсчитывать его и контролировать, где хранятся оригиналы и электронные копии.

Единые правила должны охватывать бумажный и электронный архив. При этом наличие скан-копии не всегда позволяет уничтожить бумажный оригинал: нужно учитывать вид документа, способ его оформления и требования к юридически значимому экземпляру.

Почему важно управлять сроками хранения документов

Документы подтверждают хозяйственные операции, расчёты с контрагентами и исполнение обязанностей перед государственными органами. Если нужный документ утрачен или уничтожен раньше срока, компании может быть сложнее подтвердить данные учёта, защитить свои интересы в споре или ответить на запрос проверяющих.

Хранить все документы бессрочно тоже неудобно. Архив разрастается, поиск занимает больше времени, а доступ к лишним сведениям усложняет работу с информацией. Организованное управление сроками помогает поддерживать баланс между сохранностью документов и своевременным выбытием тех, которые больше не требуется хранить.

Срок зависит от вида документа и применимых к нему требований. Например, статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ устанавливает для первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности срок не менее пяти лет после отчётного года. Конкретные сроки по отдельным видам документов следует сверять с нормативными актами и перечнями Росархива. archives.gov.ru

В компании полезно поддерживать единый учёт, в котором для каждого документа или дела указаны:

• вид документа и основание для установленного срока;
• дата начала и окончания срока хранения;
• местонахождение бумажного оригинала и электронного экземпляра;
• ответственный за хранение;
• итоговое действие после окончания срока: дальнейшее хранение, передача в архив или рассмотрение вопроса об уничтожении.

Какие документы можно хранить по одному общему сроку?

Обычно один срок нельзя автоматически распространять на все документы бухгалтерии или подразделения. Он определяется по виду документа и применимым нормативным требованиям. Если к документу относятся несколько требований, организация учитывает то из них, которое устанавливает необходимый для этого документа срок хранения.

От какого события отсчитывать срок хранения?

Для архивных документов срок, как правило, исчисляют с 1 января года, следующего за годом завершения документа в делопроизводстве. Это правило закреплено в статье 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На практике важно зафиксировать, когда документ или дело завершили, а не только дату его создания. consultant.ru

Как установить срок хранения документов

Начинать следует с классификации документов. Одного названия «первичные документы» недостаточно: накладные, акты, кассовые документы, регистры и отчётность могут иметь разные сроки хранения и разные основания для их определения.

Для установления сроков используют требования федеральных законов и нормативных актов, а также соответствующие перечни архивных документов. В частности, Перечень типовых управленческих архивных документов Росархива № 236 содержит виды документов и установленные для них сроки хранения. Перед утверждением сроков следует проверить применимость конкретной позиции к деятельности организации и учесть специальные требования, если они действуют для отдельных категорий документов.

Затем сроки включают в номенклатуру дел и правила внутреннего документооборота. Важно назначить ответственных за передачу документов на хранение и за контроль сроков. При изменении законодательства или внутренних процессов таблицу сроков необходимо пересматривать.

Подробнее об организации работы с первичными документами можно прочитать в статье «Первичные документы».

Нужно ли устанавливать отдельный срок для скан-копии?

Срок следует определять для документа с учётом того, в какой форме он создан и какой экземпляр обладает юридической значимостью. Если бумажный оригинал требуется хранить, скан-копия не заменяет его автоматически. Для электронного оригинала необходимо обеспечить сохранность самого документа и возможность подтвердить его подлинность.

Можно ли задать сроки хранения в номенклатуре дел?

Да. Номенклатура дел помогает систематизировать документы по видам и периодам, указать сроки и определить, куда документы передаются после завершения работы с ними. Для контроля можно дополнить её ответственными лицами, датами передачи и отметками о дальнейших действиях.

Как учитывать сроки в электронном и физическом архиве

Срок хранения связан прежде всего с видом документа, а не только с носителем. Если один документ существует на бумаге и в электронном виде, учёт должен показывать связь между экземплярами и местом хранения каждого из них. Это помогает не потерять оригинал и не принять электронную копию за основание для досрочного уничтожения бумажного документа.

Для бумажного архива важны систематизация дел, маркировка, условия хранения и учёт выдачи. Для электронного — сохранность файлов, управление доступом, резервное копирование и возможность открыть документ в будущем. Если документ подписан электронной подписью, нужно сохранять сведения, необходимые для проверки подписи и подтверждения неизменности документа.

Электронный архив должен позволять быстро найти документ по основным признакам: виду, дате, контрагенту, подразделению или номеру. Документы, срок хранения которых истёк, можно перевести в режим ограниченного доступа до принятия решения об их дальнейшей судьбе. Само перемещение в такой режим не означает, что обязательный срок хранения сокращён или что документ уничтожен.

О принципах работы с электронным архивом подробнее рассказывает статья «Электронный архив». Организации также может быть полезна статья «Бухгалтерский архив».

Достаточно ли хранить документы только в электронном архиве?

Это зависит от вида документа, способа его создания и требований к оригиналу. Электронный оригинал можно хранить в электронной форме, если соблюдены применимые требования. Скан бумажного документа не во всех случаях заменяет бумажный экземпляр, поэтому решение нужно принимать по конкретной категории документов.

Как ограничить доступ к документам, срок хранения которых закончился?

В системе можно изменить права доступа или переместить документ в архивный раздел, доступный только уполномоченным сотрудникам. При этом организация сохраняет документ до окончания всех необходимых процедур и принимает решение об уничтожении отдельно.

Как подготовить документы к уничтожению

Истечение срока хранения не означает, что документ можно сразу удалить или выбросить. Сначала необходимо проверить, действительно ли истёк применимый срок, не действует ли более длительное требование и не требуется ли сохранить документ в связи с проверкой, спором или иным обстоятельством.

После проверки документы рассматривают в установленном организацией порядке. Решение о выделении документов к уничтожению оформляют документально, а фактическое уничтожение проводят так, чтобы исключить восстановление и несанкционированный доступ к сведениям. Для электронных документов требуется удалить их из рабочих хранилищ и учесть копии, если они сохраняются в резервных системах.

Архивные документы, которые подлежат дальнейшему хранению или имеют особую ценность, нельзя включать в обычную процедуру уничтожения. Процесс должен учитывать требования архивного законодательства и внутренние правила компании. Практические аспекты описаны в статье «Уничтожение документов».

Можно ли удалить электронный документ автоматически по дате?

Автоматически можно сформировать напоминание или список документов, срок хранения которых истёк. Но перед удалением требуется проверка: срок мог быть определён неверно, документ может относиться к делу с более длительным сроком или его нужно сохранить по другой причине. Удаление следует выполнять после принятия и оформления решения.

Что делать, если срок хранения истёк, но документ ещё нужен?

Организация может продолжить хранение, если это необходимо для её деятельности и не противоречит требованиям к документу. В учёте следует зафиксировать причину и новый срок пересмотра, чтобы документ не оставался в архиве без контроля.

Как автоматизировать управление сроками хранения документов

Система электронного документооборота помогает вести единый учёт документов и контролировать этапы их обработки. Для управления сроками важно, чтобы сотрудники могли связывать электронный экземпляр с оригиналом, указывать вид документа и фиксировать место хранения.

Автоматизация помогает:

• искать документы по заданным реквизитам;
• формировать перечни документов с приближающимся или истёкшим сроком хранения;
• направлять ответственным сотрудникам предупреждения;
• учитывать перевод документа в архивный раздел;
• формировать реестры для рассмотрения вопроса об уничтожении;
• сохранять историю действий с документом.

Веб-сервис «Документор» предназначен для автоматизации работы с первичными документами в бухгалтерии: он помогает учитывать поступление документов, контролировать их обработку и упорядочивать хранение. Такой подход позволяет сократить ручную работу с документами и упростить поиск нужного экземпляра. Возможности сервиса описаны на сайте Документора.

Может ли система сама определить правильный срок хранения?

Система может применять настроенные правила и формировать напоминания, но исходные сроки должны быть проверены и утверждены ответственными сотрудниками. Для корректной автоматизации важно правильно классифицировать документы и своевременно обновлять правила при изменении требований.

С чего начать автоматизацию архива?

Начните с перечня основных видов документов, мест их хранения и действующих сроков. Затем определите ответственных и порядок передачи документов в архив. После этого можно настроить карточки, права доступа, напоминания и реестры в системе.

Управление сроками хранения документов требует единой системы учёта бумажных оригиналов и электронных экземпляров, а также проверки сроков перед передачей документов на уничтожение. Для автоматизации обработки и контроля первичной документации в бухгалтерии рекомендуем сервис «Документор».