Сканирование документов в бухгалтерии: поставщики, клиенты и 1С
Сканирование документов помогает бухгалтерии быстрее получать первичную документацию, находить нужные копии и контролировать обработку бумажных оригиналов. Особенно важно наладить этот процесс в компаниях, где каждый день поступают накладные, акты, счета-фактуры, УПД и договоры от разных поставщиков.
При отсутствии единого порядка сканирования документы могут задерживаться у сотрудников, теряться или попадать не в ту учетную запись. Организованный процесс связывает электронную копию с поставщиком, видом документа и операцией в учетной системе.
Сервис «Документор» помогает автоматизировать сканирование документов поставщиков, организовать доступ к скан-копиям и контролировать возврат подписанных документов от клиентов.
Сканирование документов поставщиков: прием и регистрация
Сканирование документов поставщиков начинается с приема бумажных оригиналов и проверки их комплектности. Затем документы оцифровывают, передают в систему и связывают с учетными данными. Для обработки больших объемов первички удобно поточное сканирование: оно позволяет последовательно оцифровать документы без сканирования каждой страницы вручную.
В зависимости от документооборота компании сканируют накладные, акты, универсальные передаточные документы, счета-фактуры, договоры и другие документы. Важно, чтобы после сканирования сохранялись читаемость реквизитов и возможность определить, где заканчивается один документ и начинается другой.
Обычно процесс сканирования включает:
- прием документов и проверку комплектности;
- сканирование с сохранением всех страниц и реквизитов;
- передачу скан-копий в систему и привязку к учетным данным;
- передачу бумажных оригиналов ответственному сотруднику на хранение.
Возможности сервиса описаны на странице «Сканирование документов в бухгалтерский архив».
Нужно ли сканировать каждый документ отдельно?
Порядок зависит от сканера и настроек системы. После обработки важно разделить документы в электронном архиве так, чтобы сотрудник мог открыть именно нужную скан-копию и проверить ее содержание.
Сканирование документов и доступ к скан-копиям в 1С
Централизованное хранение скан-копий позволяет сотрудникам работать с документами, даже если бумажные оригиналы находятся в другом офисе или переданы на хранение. Это удобно для организаций с несколькими подразделениями, удаленными бухгалтерами и внешними специалистами.
«Документор» предоставляет веб-доступ к скан-копиям и интеграцию с 1С. По информации на странице «Контроль обработки документов сотрудниками», скан-копии можно связывать с учетными данными, а ход обработки документов — контролировать в системе. Это помогает быстрее находить первичку при сверке или уточнении операции.
Чтобы сканирование документов обеспечивало быстрый поиск, электронные копии нужно систематизировать по понятным признакам: поставщику, виду документа, дате, подразделению или учетной операции. Набор признаков зависит от порядка учета в компании.
Можно ли работать со скан-копиями из другого офиса?
Да, если сотруднику предоставлен доступ к системе и нужным документам. Веб-доступ позволяет распределенной команде обращаться к скан-копиям без пересылки файлов по электронной почте.
Сканирование документов и хранение бумажных оригиналов
Сканирование упрощает работу с копиями, но не отменяет необходимости определить порядок хранения бумажных оригиналов. Внутренний регламент компании должен устанавливать, кто принимает документы, где они хранятся, как фиксируется их передача и кто отвечает за выдачу.
Доступ к скан-копиям также следует предоставлять с учетом обязанностей сотрудников. Бухгалтеру могут понадобиться документы по его участку учета, руководителю — материалы по операциям подразделения, а внешнему специалисту — только те файлы, которые нужны для выполнения его работы.
Для контроля перемещения бумажных экземпляров можно использовать инструменты учета местонахождения оригиналов документов.
Заменяет ли скан бумажный оригинал?
Не автоматически. Сканирование создает электронный образ бумажного документа, но само по себе не превращает этот образ в электронный оригинал, подписанный электронной подписью. Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает требования к первичным учетным документам и предусматривает их составление на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. См. текст закона на сайте ФНС России. Порядок хранения оригиналов следует определять с учетом вида документа, законодательства и условий договора.
Сканирование документов клиентов и контроль возврата
При работе с исходящими документами важно отслеживать, какие экземпляры уже подписаны клиентами и возвращены, а какие еще находятся у контрагента. Если вести такой учет вручную, сотрудникам приходится искать записи и сопоставлять их с бумажными документами.
«Документор» позволяет маркировать документы, распечатанные из 1С, QR-кодами. При поступлении подписанного экземпляра сканирование помогает распознать документ и связать его копию с соответствующей записью. Подробнее процесс описан на странице «Контроль возврата документов».
QR-код ускоряет идентификацию документа, если он хорошо напечатан и корректно распознается при сканировании. При этом скан-копия не меняет требований к оригиналу и порядку его хранения. Если налоговый орган запрашивает документы на бумаге, электронные образы нужно представлять по установленным правилам. ФНС России разъясняет, что бумажные документы могут передаваться в электронной форме как образы, полученные сканированием, с соблюдением установленных форматов и требований к заверению: порядок представления истребуемых документов.
Как сканирование связывает подписанный документ с записью в 1С?
QR-код помогает определить документ при сканировании и связать полученное изображение с соответствующей записью. Это сокращает ручной поиск и сопоставление бумажного экземпляра с данными в учетной системе.
Как организовать сканирование документов в бухгалтерии
Чтобы сканирование документов работало как часть бухгалтерского процесса, компании нужно определить порядок приема, обработки и хранения первички. До запуска полезно описать типовые ситуации: получение документов от поставщика, передачу скан-копии бухгалтеру, поиск документа по запросу и возврат подписанного экземпляра от клиента.
Затем следует установить, кто отвечает за каждый этап, какие сведения присваиваются документам и как проверяется качество сканов. Отдельно нужно определить порядок выдачи оригиналов и исправления ошибок, например если скан-копия связана не с той учетной записью.
Как быстрее найти уже отсканированный документ?
Поиск ускоряется, если скан-копия связана с поставщиком, видом документа, датой и учетной операцией. Точность поиска зависит от того, какие сведения присваиваются документам при обработке и как настроена система.
«Документор» для автоматизации сканирования документов
«Документор» помогает организовать сканирование документов поставщиков, работу со скан-копиями в связи с 1С и контроль возврата подписанных документов клиентов. В результате бухгалтерии проще находить первичные документы и отслеживать их обработку, а компании — контролировать движение бумажных оригиналов.