Систематизация первичных документов — это организация их проверки, регистрации, поиска и хранения. Она помогает подтвердить хозяйственные операции, быстро находить нужные документы и соблюдать установленные сроки хранения.
Каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным учетным документом. Его форму утверждает руководитель организации, а обязательные реквизиты устанавливает статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документ составляют при совершении операции или непосредственно после нее, если оформить его заранее невозможно.
С чего начать
Сначала составьте перечень документов, которые организация создает и получает: договоры, накладные, акты, счета, авансовые отчеты и другие документы. Для каждого вида определите:
- кто создает или принимает документ;
- кто проверяет его содержание и реквизиты;
- кто регистрирует документ и передает его в учет;
- где и в каком виде он хранится;
- какой срок хранения к нему применяется.
Эти правила закрепите во внутреннем регламенте. В нем также укажите порядок передачи документов между подразделениями, действия при обнаружении ошибок и способ фиксации утраты или отсутствия документа.
Проверка и регистрация
При поступлении документа проверьте, соответствует ли он факту хозяйственной жизни и содержит ли обязательные реквизиты: наименование и дату документа, наименование экономического субъекта, содержание операции, ее натуральное или денежное измерение, должности ответственных лиц и подписи с данными, позволяющими их идентифицировать.
После проверки зарегистрируйте документ в учетной системе или журнале. Присвойте ему понятный индекс или идентификатор и свяжите с относящимися к нему сведениями: контрагентом, договором, подразделением, периодом и операцией. Это упрощает поиск и помогает проследить путь документа от получения до отражения в учете.
Классификация и хранение
Выберите единую схему группировки, подходящую для деятельности организации. Документы можно систематизировать по видам операций, контрагентам, подразделениям и отчетным периодам. Важно, чтобы сотрудники одинаково применяли эту схему и могли найти документ по известным реквизитам.
Для электронного архива установите единые правила именования файлов и заполнения метаданных. Храните электронный документ вместе с необходимыми сведениями для проверки его подлинности и целостности. Скан бумажного документа удобен для поиска, но сам по себе не заменяет бумажный оригинал, если он должен храниться на бумаге.
В СЭД или архивной системе можно настроить маршруты обработки, контроль сроков, разграничение доступа и журналирование действий. Однако автоматизация не заменяет проверку реквизитов и соблюдение правил хранения.
Сроки хранения
Для документов бухгалтерского учета статья 29 закона № 402-ФЗ устанавливает минимальный срок хранения — не менее пяти лет после отчетного года. При этом для отдельных видов документов срок может быть больше: его определяют с учетом архивных правил, назначения документа и других применимых требований. Поэтому правило «хранить все пять лет» использовать нельзя. Для определения срока сверяйтесь с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива № 236. Организация обязана обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов и защиту от изменений.
Для электронных документов предусмотрите резервное копирование, контроль доступа и возможность прочитать документ в течение всего срока хранения. До уничтожения документов проверьте, что срок хранения истек и нет обстоятельств, требующих продолжить хранение.
Частые ошибки
Систематизации мешают несвоевременная регистрация, разные правила именования файлов, отсутствие связи между документом и операцией, дубли без указания оригинала и несоблюдение сроков хранения. Риски также возникают, когда электронный файл хранится отдельно от данных о его подписании или когда бумажный оригинал заменяют сканом без проверки допустимости такого порядка.
Как контролировать процесс
Периодически сверяйте документы с учетными регистрами: проверяйте, есть ли подтверждающие документы по отраженным операциям и зарегистрированы ли документы, которые должны быть переданы в бухгалтерию. Выборочно проверяйте правильность индексации, доступность файлов, резервные копии и соблюдение сроков хранения.
По итогам проверки фиксируйте обнаруженные расхождения, назначайте ответственных и контролируйте исправление. Такой порядок помогает выявлять проблемы до того, как документы понадобятся для внутреннего контроля, аудита или ответа на запрос государственного органа.
Подробнее о принципах цифрового хранения можно прочитать в материале «Электронный архив первичных документов: как устроен и кому нужен».
Систематизация работает, когда у каждого документа есть понятный маршрут, единые правила регистрации и хранения, а ответственность за каждый этап закреплена. Автоматизированная система может ускорить обработку и поиск документов. Запросите демо-доступ к системе «Документор», чтобы оценить ее возможности.