Электронный архив бухгалтерии — это организованное хранилище документов и учетных данных, которое помогает быстро находить подтверждения операций, контролировать доступ и сохранять документы в течение установленных сроков. В него включают первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность и материалы, связанные с хозяйственными операциями.
Однако сканирование бумажного документа не делает его электронным оригиналом. По ФСБУ 27/2021 документы хранят в том виде, в котором они были составлены: бумажные оригиналы — на бумаге, электронные оригиналы — в электронной форме. Поэтому архив может объединять бумажные документы, их скан-копии для поиска и электронные оригиналы, но скан не заменяет бумажный оригинал для целей хранения. ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к хранению документов бухгалтерского учета.
Какие документы включить в архив бухгалтерии
Единого списка для всех организаций нет: состав архива зависит от операций, применяемой системы налогообложения и особенностей деятельности. Практический перечень стоит формировать по видам документов и связывать каждый документ с операцией, контрагентом, договором и записью в учете.
Первичные учетные документы
Первичные документы подтверждают факты хозяйственной жизни. К ним относятся:
- договоры, приложения, спецификации и дополнительные соглашения, если они обосновывают условия операции;
- акты выполненных работ и оказанных услуг;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- товарные накладные, в том числе ТОРГ-12, если организация применяет эту форму;
- транспортные накладные, путевые листы и документы о перевозке;
- счета-фактуры, включая исправленные и корректировочные;
- кассовые чеки и документы по операциям с контрольно-кассовой техникой;
- авансовые отчеты и подтверждающие расходы документы;
- акты приема, передачи, ввода в эксплуатацию и списания имущества;
- документы по инвентаризации: описи, сличительные ведомости, акты и решения комиссии;
- бухгалтерские справки и документы об исправлении учетных данных.
Счет на оплату сам по себе не всегда подтверждает совершение операции. Счет-фактура предназначен прежде всего для расчетов по НДС и не во всех случаях заменяет первичный документ. В архиве важно хранить комплект документов, достаточный для подтверждения содержания и исполнения каждой операции.
Документы по расчетам и движению денег
Для подтверждения расчетов и движения денежных средств сохраняют:
- банковские выписки и платежные поручения;
- кассовые документы, включая приходные и расходные кассовые ордера;
- документы по эквайрингу и платежам через электронные сервисы;
- документы по расчетам с подотчетными лицами;
- акты сверки и документы по взаиморасчетам;
- документы по займам, кредитам, процентам и комиссиям;
- документы по возвратам, корректировкам и претензиям.
Регистры бухгалтерского учета и учетная политика
Архив должен содержать регистры, на основании которых формируются бухгалтерские записи и отчетность. Это могут быть главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, журналы операций, карточки счетов, аналитические ведомости и другие регистры, используемые организацией.
Также сохраняют документы учетной политики: рабочий план счетов, утвержденные формы первичных документов и регистров, решения о способах ведения учета и их изменениях. Если учет ведется в программе, полезно предусмотреть выгрузки регистров и отчетов в читаемом формате, а также возможность восстановить данные за нужный период.
Бухгалтерская и налоговая отчетность
В архив включают годовую и промежуточную бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения, пояснения и материалы, использованные при ее подготовке и утверждении.
Отдельно хранят налоговые декларации и расчеты, книги покупок и продаж, документы налогового учета, подтверждения отправки отчетности и квитанции о ее приеме. По электронным документам сохраняют исходный файл, подпись и сведения, необходимые для ее проверки, а также технологические подтверждения оператора ЭДО, если они относятся к документообороту.
Договоры и документы по отдельным направлениям учета
Договоры с контрагентами, акты сверки, претензионная переписка и документы о передаче результатов работ помогают подтвердить деловую цель, условия и исполнение операции. Их следует связывать с первичными документами и платежами.
В отдельные разделы архива включают документы по основным средствам и нематериальным активам, запасам, аренде, командировкам, валютным операциям, расчетам с учредителями и другим направлениям, если такие операции есть в организации.
Кадровые документы и документы по оплате труда также связаны с бухгалтерскими расчетами, но у них могут быть отдельные правила доступа и более длительные сроки хранения. Их следует учитывать в общей системе хранения, не смешивая с документами общего бухгалтерского архива.
Когда электронный документ считается оригиналом
Первичный учетный документ может быть составлен на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Закон № 402-ФЗ не устанавливает, что для всех бухгалтерских документов обязательна только квалифицированная электронная подпись. Допустимый вид подписи зависит от требований законодательства, вида документа и соглашения участников электронного взаимодействия. Статья 9 закона № 402-ФЗ устанавливает требования к первичным учетным документам, а условия равнозначности электронного документа бумажному определяет статья 6 закона № 63-ФЗ.
Электронный оригинал нужно хранить вместе с данными, позволяющими проверить подпись и установить, что файл не изменялся. Если документ прошел через оператора ЭДО, в архиве сохраняют сам документ и относящиеся к нему подтверждения обмена.
Скан-копию бумажного документа можно использовать для оперативного поиска и работы сотрудников. Но в бухгалтерском архиве необходимо сохранить бумажный оригинал, если документ был составлен на бумаге: переводить его в электронный вид с целью последующего хранения ФСБУ 27/2021 не разрешает.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Для документов бухгалтерского учета общий минимальный срок хранения — не менее пяти лет после отчетного года, если законодательством не установлен более длительный срок. Для отдельных документов сроки отличаются. Например, годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно, промежуточная — пять лет; для некоторых регистров и первичных документов установлены условия хранения, связанные с проведением проверки. Сроки следует определять по конкретному виду документа и применимым нормам, в том числе по Перечню типовых архивных документов Росархива.
Для налоговых документов Налоговый кодекс устанавливает обязанность в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Для кадровых документов, документов по заработной плате, судебных споров и иных категорий могут действовать более длительные сроки.
Поэтому в архиве не стоит устанавливать один срок для всех файлов. Удобнее вести перечень документов со сроками хранения, основанием срока и датой, с которой он исчисляется. Уничтожать документы можно только после истечения применимого срока и оформления процедуры в соответствии с правилами организации архивного хранения.
Подробнее сроки хранения разобраны на странице «Сроки хранения бухгалтерских документов».
Как организовать электронный архив
Начните с инвентаризации документов и составьте перечень по функциям: первичные документы, расчеты, регистры, отчетность, договоры, кадровые документы. Для каждой категории определите формат оригинала, ответственного за прием, правила доступа и срок хранения.
Затем утвердите порядок регистрации и индексации. Для поиска обычно используют дату, номер документа, контрагента, сумму, вид операции, подразделение и связь с договором или учетной записью. Описание процесса можно дополнить рекомендациями из материала «Как организовать бухгалтерский архив первичных документов».
Интеграция архива с учетной системой и ЭДО сокращает ручной ввод и помогает связывать документы с операциями. При выборе решения проверьте, сохраняет ли оно исходные электронные файлы и подписи, фиксирует ли действия пользователей и позволяет ли выгрузить документы в читаемом виде. О возможностях регистрации документов и интеграций можно узнать в разделах «Управление архивом» и «Интеграция с системами электронного обмена документами и загрузка из Excel».
Архив также должен обеспечивать резервное копирование, контроль целостности файлов и разграничение доступа. Для бухгалтерских документов и содержащихся в них учетных данных ФСБУ 27/2021 предусматривает размещение баз данных на территории России.
Частые ошибки при ведении архива
Одна из главных ошибок — считать, что скан бумажного документа заменяет оригинал. Скан полезен для поиска, но бумажный оригинал необходимо хранить в установленном порядке.
Другие распространенные проблемы — отсутствие связей между документом и операцией, хранение файлов без понятных реквизитов, потеря подписи или подтверждений ЭДО, отсутствие резервных копий и применение одинакового срока хранения ко всем категориям документов.
Регулярно проверяйте, можно ли найти документы по типовым запросам, открыть их в доступном формате и подтвердить подлинность электронных оригиналов. Это помогает выявлять пробелы до проверки или возникновения спора.
Как проверить, что архив работает корректно
Проведите выборочную проверку по нескольким завершенным операциям: найдите договор, первичный документ, платеж, запись в регистре и связанные налоговые или отчетные данные. Для электронных оригиналов проверьте подписи и подтверждения обмена. Для бумажных документов убедитесь, что сканы не подменили оригиналы, которые должны храниться на бумаге.
Подробное описание подхода к систематизации документов приведено в материале «Электронный архив первичных документов: как устроен и кому нужен». Информацию о системе «Документор» и условиях демонстрации можно получить на странице демо-доступа.